Vergewissere dich, dass deine Dokumente nicht schreibgeschützt sind.
Geschützte Dokumente: Fehlermeldung „Import nicht zulässig“
Wenn du beim Hochladen von Belegen die Fehlermeldung „Import nicht zulässig“ bekommst und der Import fehlschlägt, handelt es sich in vielen Fällen um ein geschütztes Dokument.
Geschützte Dokumente können oft, jedoch nicht immer, durch Fibufix und die OCR-Technologie verarbeitet werden. Unten siehst du zwei mögliche Lösungen:
- Lösung 1: Wandle das Dokument mit Hilfe von Online-Tools wie beispielsweise https://online2pdf.com in ein „normales“ PDF um. Die Nutzung ist kostenlos.
Anschließend kannst du den Beleg ganz normal in Fibufix hochladen. - Lösung 2: Drucke das PDF erneut als ein PDF. Auf dem Mac hast du über die Druckfunktion die Möglichkeit, per Default als PDF zu speichern. Für Windows PCs benötigst du eventuell einen PDF-Drucker. Diese gibt es als Freeware, z.B. bei chip.de
Diese neu erzeugte Datei kannst du anschließend ganz normal in Fibufix hochladen.
Spezielle Anforderungen beim Belegupload per E-Mail
Wenn du Rechnungen per E-Mail an Fibufix weiterleitest und diese anschließend nicht in Ihrem Belegarchiv findest, prüfe bitte die folgenden Punkte:
- Versandadresse nicht legitimiert:
Prüfe bitte, ob die E-Mail-Adresse des Versenders als legitime Versandadresse in den Einstellungen, im Punkt "Belegübertragung per E-Mail", hinterlegt wurde. Achte auch darauf, dass bei Weiterleitungsregeln E-Mails oftmals als von der ursprünglichen Versandadresse versendet weitergeleitet werden. Du musst somit auch die E-Mail-Adresse des ursprünglichen Absenders (Rechnungsstellers) hinterlegen. Insbesondere, wenn du keine Fehlermeldung erhälst, ist dies ein Indiz, dass die Versandadresse nicht legitimiert wurde. - Falsche Empfangs-E-Mail-Adresse:
Die vollständige Adresse für den Belegversand findest du in den "Einstellungen", im Punkt "Belegübertragung per E-Mail". Dort kannst du auch alle gewünschten E-Mail-Adressen für den Versand legitimieren. - E-Mails werden nicht verschickt:
Prüfe bitte den erfolgreichen Versand, indem du eine zweite E-Mail-Adresse in das CC-Feld setzt um hier den Empfang der Mail als auch die korrekte Adressierung der Fibufix Beleg-E-Mail prüfen zu können. - Apple Mail:
Bei Apple Mail, auf dem Mac sowie auf dem iPhone, werden Anhänge oft als "Inline-Attachment" versendet. Inline-Attachments können aus Sicherheitsgründen nicht ausgelesen werden.
Ob deine Anhänge als Inline-Attachment gesendet werden kannst du prüfen, indem du die Mail an deine eigene Adresse sendest und dann den Header der Nachricht öffnest.
Findest du "Content-Disposition: inline;" im Text des Headers, ist der Anhang inline. Dies kann auch dann der Fall sein, wenn der Anhang z.B. in Gmail oder anderen Mailprogrammen wie ein normaler Anhang aussieht. - Deaktivieren von Inline-Attachments auf dem Mac:
Wenn du eine E-Mail aus Apple Mail an Fibufix senden möchten, klicke vor dem Versenden in Ihrer Menü-Leiste auf „Format“ und anschließend auf „In reinen Text umwandeln“. So werden Inline Attachments vermieden. - Deaktivieren von Inline-Attachments auf dem iPhone:
Auf dem iPhone kannst du nach dem Auswählen des Dokuments in deiner E-Mail auf das Dokument tippen. Jetzt erscheint die Option „als Anhang versenden“.
Problem nicht gelöst?
Funktioniert auch nach Prüfung aller Punkte kein Versand von Belegen per Mail, sende uns bitte
1) Screenshot deiner Belegempfangsadresse aus Fibufix
2) Screenshot deiner legitimierten Versandadresse aus Fibufix
3) Den Header der ausgehenden E-Mail, aus der sich Versand- und Zieladresse, Zeitstempel, Betreff sowie der Tag „Content-Disposition: attachment;“ und nicht „inline“ ergeben.
Gerne prüfen wir dann, ob der E-Mail-Versand aus anderen Gründen fehlschlägt.